Sanksi dan Denda Jika Perusahaan Telat Bayar dan Lapor PPh 21 Karyawan

Banyak perusahaan masih mengalami keterlambatan dalam pembayaran atau pelaporan Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 21 karyawan. Hal ini umumnya disebabkan oleh proses payroll dan pajak yang masih dilakukan secara manual, tersebar di berbagai file, atau belum terintegrasi dengan baik.

Padahal, PPh 21 merupakan kewajiban rutin bulanan perusahaan untuk memotong pajak dari penghasilan karyawan, yang kemudian wajib disetor dan dilaporkan tepat waktu kepada negara.

Keterlambatan ini memiliki konsekuensi serius, seperti denda, bunga, dan sanksi administrasi yang nilainya akan terus bertambah jika tidak segera diselesaikan.

Mengingat Direktorat Jenderal Pajak (DJP) kini semakin mendigitalisasi proses pembayaran dan pelaporan pajak, termasuk melalui Coretax, disiplin dalam proses ini menjadi semakin krusial.

Artikel ini membahas kewajiban perusahaan, dasar hukumnya, jatuh tempo bayar dan lapor, sanksi keterlambatan, serta cara praktis menghitung dan membayar dendanya. Simak selengkapnya!

Kewajiban HR perusahaan dalam membayar pajak dan lapor PPh 21 karyawan

Dalam praktiknya, perusahaan melalui tim HR, payroll, finance, atau tax bertindak sebagai pemotong PPh 21 atas penghasilan karyawan. 

Artinya, perusahaan wajib menghitung, memotong, menyetor, dan melaporkan PPh 21 karyawan setiap Masa Pajak sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku. 

PMK 168 Tahun 2023 mengatur petunjuk pelaksanaan pemotongan PPh atas penghasilan sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan orang pribadi, sementara PER-2/PJ/2024 mengatur bentuk, tata cara pembuatan bukti potong, dan pelaporan SPT Masa PPh 21/26.

Kewajiban ini merupakan bagian dari self-assessment system di Indonesia. Pajak yang telah dipotong dari karyawan bukan milik perusahaan, sehingga harus disetor ke kas negara dan kemudian dilaporkan melalui SPT Masa PPh 21. 

Karena proses penggajian, tunjangan, pajak, dan pembuatan bukti potong ini berlangsung setiap bulan, perusahaan wajib melakukannya dengan rapi dan akurat.

Oleh karena itu, banyak perusahaan kini beralih menggunakan software payroll atau layanan payroll outsourcing. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan risiko keterlambatan dan meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi.

Apabila kewajiban ini tidak dipenuhi tepat waktu, perusahaan dapat dikenakan sanksi administrasi. Sanksi tersebut berupa denda untuk keterlambatan pelaporan dan bunga untuk keterlambatan pembayaran.

Dasar hukum yang mengatur pembayaran & pelaporan PPh 21 karyawan oleh perusahaan

Berikut regulasi utama yang perlu dipahami oleh perusahaan:

Dasar Hukum PPh Pasal 21 dan Tarif:

• Undang-Undang Pajak Penghasilan (UU PPh) - UU No. 7 Tahun 1983 s.t.d.t.d. UU No. 7 Tahun 2021 (UU HPP): Menetapkan dasar pengenaan serta tarif progresif untuk PPh Pasal 21.
• Peraturan Pemerintah (PP) No. 58 Tahun 2023: Mengatur penggunaan Tarif Efektif Rata-Rata (TER) dalam perhitungan pemotongan PPh Pasal 21.
• Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No. 168 Tahun 2023: Memberikan petunjuk pelaksanaan dan mekanisme terbaru mengenai pemotongan PPh 21/26 atas penghasilan pegawai dan orang pribadi.

Administrasi Umum Perpajakan (Pembayaran dan Pelaporan):

• Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU KUP) - UU No. 6 Tahun 1983 s.t.d.t.d. UU No. 7 Tahun 2021: Menjadi landasan umum administrasi, termasuk kewajiban penyetoran dan pelaporan pajak.
• PMK No. 81 Tahun 2024: Mengatur prosedur administrasi perpajakan secara end-to-end (pembayaran, penyetoran, pelaporan) seiring implementasi Sistem Inti Administrasi Perpajakan (Coretax).
• PER-2/PJ/2024: Merupakan pedoman teknis mengenai bentuk dan tata cara pembuatan bukti potong serta pelaporan Surat Pemberitahuan (SPT) Masa PPh 21/26.

Sanksi dan Denda Keterlambatan:

• Pasal 7 UU KUP: Mengatur sanksi administratif berupa denda untuk keterlambatan pelaporan SPT Masa. Untuk SPT Masa selain PPN, denda yang dikenakan adalah Rp100.000 per SPT Masa.
• Pasal 9 ayat (2a) UU KUP: Mengatur sanksi administratif berupa bunga atas keterlambatan penyetoran atau pembayaran pajak. Tarif bunga ini bersifat dinamis dan ditetapkan bulanan oleh Menteri Keuangan/DJSEF sesuai periode berlaku.

Tanggal jatuh tempo bayar & lapor PPh 21 karyawan

Untuk PPh 21 Masa, batas pembayaran/penyetoran adalah tanggal 15 bulan berikutnya setelah Masa Pajak berakhir. Sementara itu, batas pelaporan SPT Masa PPh 21 adalah tanggal 20 bulan berikutnya. 

DJP juga menegaskan bahwa jika tanggal jatuh tempo atau batas pelaporan bertepatan dengan hari libur, Sabtu, Minggu, atau hari libur nasional/cuti bersama, maka pembayaran atau pelaporan dapat dilakukan pada hari kerja berikutnya.

Contohnya, jika jatuh tempo setor PPh 21 ada di Minggu, 15 Juni, maka setor dapat dilakukan pada Senin, 16 Juni sebagai hari kerja berikutnya. 

Begitu juga jika batas lapor tanggal 20 jatuh pada hari Minggu, maka pelaporan dapat dilakukan pada hari kerja setelahnya. Ketentuan ini penting untuk diperhatikan terutama saat periode libur panjang atau cuti bersama.

Konsekuensi telat bayar & lapor PPh 21 karyawan

Sanksi & denda untuk perusahaan yang telat bayar PPh 21

Jika perusahaan telat membayar atau menyetor PPh 21, sanksinya berupa bunga administrasi sesuai Pasal 9 ayat (2a) UU KUP. Tarif bunga tidak lagi fixed 2%; saat ini tarifnya dinamis dan ditetapkan per periode oleh pemerintah. 

Namun secara praktis, banyak perusahaan masih memakai ilustrasi “sekitar 2% per bulan” untuk simulasi cepat. Bagian dari bulan tetap dihitung 1 bulan penuh.

Contoh sederhana:

Misalnya, PPh 21 yang harus disetor perusahaan untuk Karyawan A adalah Rp2.500.000. Jika telat bayar 1 bulan dan untuk simulasi dipakai tarif bunga 2% per bulan, maka bunga administrasinya kira-kira:

Rp2.500.000 x 2% x 1 bulan = Rp50.000.

Jadi total yang perlu dibayar menjadi sekitar Rp2.550.000. Dalam praktik aktual, gunakan tarif bunga periode yang berlaku saat menghitung sanksi, karena tarif resminya bisa berbeda dari 2%.

Sanksi dan denda untuk perusahaan yang telat lapor SPT Masa PPh 21

Sanksi denda bagi perusahaan yang terlambat melaporkan Surat Pemberitahuan (SPT) Masa PPh 21 adalah sebesar Rp100.000 per SPT Masa.

Besaran denda ini bersifat tetap, artinya keterlambatan pelaporan, baik hanya 1 hari maupun 1 bulan, akan tetap dikenakan denda Rp100.000 untuk setiap Masa Pajak yang tidak dilaporkan tepat waktu. 

Ketentuan mengenai denda ini diatur dalam Pasal 7 Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU KUP).

Prosedur pembayaran sanksi telat bayar & lapor PPh 21 karyawan

Cara membayar sanksi telat bayar PPh 21 karyawan

Keterlambatan pembayaran PPh Pasal 21 akan dikenakan sanksi berupa bunga administrasi. Perhitungan bunga ini didasarkan pada tarif bunga pajak yang berlaku untuk periode keterlambatan, terhitung sejak tanggal jatuh tempo hingga tanggal pembayaran. 

Perlu diperhatikan bahwa bagian dari bulan akan dihitung sebagai 1 bulan penuh. Mengingat tarif bunga ini bersifat dinamis, perusahaan wajib memeriksa tarif bunga sanksi administrasi yang berlaku pada periode keterlambatan tersebut.

Alur praktisnya adalah sebagai berikut:

1. Hitung jumlah sanksi bunga

Hitung berdasarkan jumlah pajak terutang dan durasi keterlambatan.

2. Buat kode billing (e-Billing/Coretax)

Pembayaran pajak dan tagihan dilakukan secara elektronik. DJP menyediakan layanan pembuatan kode billing untuk pembayaran pajak dan tagihan.

3. Lakukan pembayaran

Pembayaran dapat dilakukan melalui bank/pos persepsi atau channel pembayaran resmi lainnya.

4. Sanksi dianggap lunas setelah pembayaran berhasil

Simpan bukti pembayarannya sebagai bagian dari dokumentasi kepatuhan.

Cara membayar sanksi telat lapor SPT Masa PPh 21 karyawan

Berbeda dengan telat bayar, sanksi telat lapor tidak dibayar langsung terlebih dahulu. Untuk denda telat lapor, perusahaan umumnya perlu menunggu Surat Tagihan Pajak (STP) dari DJP, karena denda administrasi itu diterbitkan melalui STP. 

STP sendiri adalah surat untuk melakukan tagihan pajak dan/atau sanksi administrasi berupa bunga dan/atau denda.

Alurnya umumnya seperti ini:

1. Menerima STP (Surat Tagihan Pajak)

DJP menerbitkan STP atas denda telat lapor.

2. Verifikasi isi STP

Pastikan jumlah denda, masa pajak, dan data perusahaan sesuai.

3. Buat kode billing berdasarkan STP

Dalam Coretax, pembayaran tagihan/ketetapan pajak dapat dibuat dari menu pembayaran tagihan pajak; data tagihan biasanya sudah tersaji sehingga mengurangi salah input.

4. Lakukan pembayaran melalui channel resmi

Bayar lewat bank/pos persepsi atau channel pembayaran resmi lainnya.

5. Lunasi dalam jangka waktu yang ditentukan

Jika tidak dilunasi, tagihan dapat berlanjut ke proses penagihan pajak.

Penutup

PPh 21 merupakan kewajiban bulanan yang berulang, keterlambatan bayar atau lapor bukan sekadar hal administratif. 

Dampaknya cukup signifikan, mulai dari denda Rp100.000 per SPT Masa, bunga atas keterlambatan pembayaran sesuai tarif yang berlaku, hingga potensi koreksi dan audit yang menambah beban kerja tim HR, payroll, finance, dan tax.

Dengan pengelolaan yang lebih tertata, pemantauan tenggat waktu yang konsisten, serta dukungan sistem payroll terintegrasi, risiko tersebut dapat diminimalkan.

Artikel ini ditulis oleh Jordhi Farhansyah dari Mekari Talenta.